Trước hết, để lên kế hoạch mua dụng cụ văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, bộ phận hành chính nên viết hết các nhu cầu cũng như số lượng định mức mà phòng ban cần sử dụng đồ dùng văn phòng phẩm. Sau đó, bộ phận hành chính mới lên phương án các mặt hàng cần mua. Với cách làm khoa học này, phòng hành chính sẽ kiểm soát được số lượng cũng như chủng loại văn phòng phẩm cần mua. Tránh tối đa được việc mua không đúng chủng loại, mua thừa hay thiếu đồ dùng, tránh được thất thoát, lãng phí cho công ty.
Thứ hai, hàng tháng, hàng quý bộ phận hành chính cũng nên kiểm tra lại số lượng sử dụng văn phòng phẩm ở các bộ phận để có thể cắt giảm hay bổ sung cho hợp lý. Quản lý văn phòng phẩm là việc làm rất quan trọng của đội ngũ hành chính nhân sự. Nếu quản lý tốt sẽ dễ dàng kiểm soát được các phòng ban sử dụng văn phòng phẩm có hợp lý hay không.
Sau đây là 12 cách để quản lý, sắp xếp hồ sơ, văn phòng phẩm một cách khoa học, hợp lý và tiện ích nhất người đảm nhận vai trò làm việc này cho doanh nghiệp cần quan tâm:
1. Sắp xếp gọn gàng mỗi ngăn bàn, tủ và lược bỏ những văn phòng phẩm không cần thiết, chỉ giữ lại những văn phòng phẩm có liên quan đến công việc.
2. Dọn sạch bàn, thường xuyên lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn.
3. Chỉ để lại các vật dụng cần thiết trên bàn như máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note, viết…
4. Nếu làm việc cùng với nhiều người, bạn có thể tạo ra ngăn làm việc riêng của mỗi người.
5. Bạn nên sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc.
6. Sử dụng nhiều loại hộp để đựng giấy tờ và văn phòng phẩm.
7. Hệ thống sắp xếp hồ sơ làm việc phải đơn giản để dễ sử dụng, và quản lý dễ dàng.
8. Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp bạn tìm thông tin một cách nhanh hơn.
9. Không bao giờ cho quá nhiều văn phòng phẩm vào ngăn kéo.
10. Luôn luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
11. Cuối mỗi dự án hay sự kiện, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ, văn phòng phẩm và lưu trữ nó lại.
12. Xếp lại giấy tờ, cho văn phòng phẩm vào đúng nơi, ngăn nắp, gọn gàng sau mỗi ngày làm việc, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào hôm sau hay đầu tuần mới bạn sẽ thoải mái, hứng khởi hơn.
Ngoài ra, để quản lý tốt văn phòng phẩm có thể được xem là tài sản doanh nghiệp thì bộ phận hành chính nhân sự cũng cần có những quy định và chính sách về việc sử dụng văn phòng phẩm sao cho hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm nhất bởi chi phí cho những vật dụng này không hề nhỏ đặc biệt là với những doanh nghiệp, dự án lớn. Đồng thời, việc làm cần thiết nữa là bộ phận hành chính nên phổ biến cho nhân viên toàn doanh nghiệp cách sử dụng những loại văn phòng phẩm sao cho hiệu quả, chuẩn xác để góp phần xây dựng doanh nghiệp ngày càng lớn lạnh, tránh lãng phí và bảo vệ môi trường.
